前言#

时隔六年，我又开始用滴答清单了。此前高中时期为了规划学习任务使用了这款规划软件，但事实上那时候时间规划远远不是阻碍我学习的最大因素，学习任务也没有复杂到必须使用 GTD 软件来进行规划。
现如今，生活中的方方面面都有需要 handle 的任务，倘若不对时间加以规划很容易导致忙的时候忙死，闲的时候闲死。时间利用率在毫无规划的情况下也难以提高，于是我又掏出了滴答清单，希望改变一下这长久以来的怠惰。

正文#

调研#

以下内容主要来自 Up 主 Topbook 的系列视频 GTD 自我管理、时间管理教程【全 10 集】

GTD 不等于“把事情做完”，“把你需要做的事情列出来并处理他们” 和 “把事情做完” 是不同的。
“是否达成目标”不应该以完成的任务数量来衡量，而是应该由真正的，有价值的结果来判断。因此，“一昧的追求完成所有任务”实际上是对于目标的背离，是一种舍本逐末。

GTD 的目的在于为不擅长长期记忆的大脑记录待办事项以及他们的优先级。
流程：
1. 捕获：主动捕获待办事项
2. 明晰：明晰，而不仅是整理
3. 组织：~
4. 回顾：强调回顾的重要性
5. 执行：执行是 Engage，不是 Done
具体来说：
- 捕获：需要将所有想到的代办都放入收集箱中
- 明晰：对于收集箱中的每一个事项，自问以下几个问题：
  - 这个事项现在可以执行吗？
    - 否：拆分出前置条件/评估执行的必要性
    - 对于现在不可执行的任务，可以尝试拆分出前置条件又或者是评估该事项的执行必要性。倘若是“可能需要执行”，则可以将其放入一个“可能清单”。倘若不需要执行或者又更好的选项，则将其删除。
  - 这件事可以一步之内完成吗？
    - 若“否”，则同样的，拆分其步骤，放入一个专用的项目清单
  - 这件事可以在 10min 内完成吗？
    - 若“是”：立即执行。
  - 这件事该由我来执行吗？
    - 若“否”：加入“等待清单”，分配任务给他人并保持跟进
  - 有特定的时间（段）吗？
    - 若“否”：放入一个“执行清单”，为其制定时间计划
    - 若“是”：设置提醒事项
经过上述的步骤，“组织”步骤已经非常简单了：
- 执行清单：需要制定时间（段）的任务
- 等待清单：需要保持跟进的由他人代劳的任务
- 项目清单：需要分步执行的任务
- 可能清单：可能需要执行的任务
- 前置条件清单：某些任务所需要的前置条件
- 提醒事项：~
“回顾”需要定期执行。（每天）

回顾 & 排序#

在没有方法指导的情况下，我们很容易依照直觉遵从天生的懒惰，先处理简单的事项而拖延困难的事项。
倘若用难易程度来排序，通常可能因为琐事太多而导致重要的事项迟迟得不到处理。

对此，遵守两个基本原则：
1. 尽可能做离你目标更近的事情
2. 不必完成所有事情
具体来说，把距离当下时间段第一目标最近的事项靠前排，其余事项则随意排序。
且，不可为了完成任务而牺牲生活幸福感和身体健康。目标的实现也未必需要完成所有 GTD 中的待办事项。

多米诺骨牌？#

排序后清单上靠前的重要事项，是否会导致相对靠下位置的任务迟迟得不到处理，最终积累成麻烦事呢？
为了避免这种情况，需要注意：
- 能放进执行清单的事项，应该是能够被一步完成的事项（依具体情况而定，但子任务必须可以一步完成）
- 尽可能做好时间预估（对于难以预估时间的任务，可以将“预估时间”本身拆分成为一个子任务，单独调研并分析该任务的预估时间）
- 为特别的事件预留时间（在长时段任务中插入完成某些特定的，有时间限制的琐事的时间，例如：洗衣服）

保证执行质量和效率#

在执行任务的过程中，排除干扰是提高效率的主要方式。方法如下：
1. 一次只处理一件事情
2. 使用番茄钟
3. 打破负罪感幻觉
注：
- 第 2 项： 番茄钟 的默认专注-放松间隔为 25-5，然而实际情况中不同的事项可能需要不同的时间循环设定。例如一些较为枯燥的概念学习或背诵（背单词）可能适合 25-5 的循环，然而需要长时间专注和注重持续学习的行为（编程、复习高数）可能需要适当延长专注的时间。
- 第 3 项： 打破负罪感幻觉 意为：无须因为没能及时回复亲朋好友的消息而感到内疚，没有什么消息是必须秒回不可的。人际关系的维护固然重要，但不能凌驾于个人发展。

GTD 自举表#

下表以 GTD 的方式记录了如何执行 GTD 的大致流程步骤：

步骤	捕获	明晰	组织	回顾	执行
事项收集	全部放进收集箱
每日回顾		事项分类	事项分类	清空收集箱 & 确定其他事项的状态	两分钟内可执行？启动！
事项处理					按计划时间 & 排序后执行清单处理事项
每周回顾				查漏补缺 & 寻找目标，探明路径

实际经验#

本人使用 嘀嗒清单 作为 GTD 软件。体验颇为良好，付费后的使用体验足以覆盖几乎全部的 GTD 流程。
对于上文中提到的几种清单的实现方式：
1. 执行清单： 直接添加任务到时间线中
2. 等待清单： 长时间跨度的（子）任务
3. 项目清单： 新建任务分类（可选），拆分后的步骤以子任务实现（子任务可能会随着项目的推进不断产生）
4. 可能清单： 不定时间的任务/不确定是否需要执行的任务，置于 Uncategorized 分类中，需每日回顾 Arrange tasks 模块
5. 前置条件清单： 作为子任务或单独的任务呈现
6. 提醒事项： 加入 Chore 分类

使用嘀嗒清单一段时间后，我形成了以下习惯：
1. 将任务按不同场景分类，以便得到一个更清晰的时间线
2. 拆分任务时使用软件自带的“子任务”功能
3. 对于每天都需要进行的长期任务，可以使用软件中的“习惯”功能
4. 默认的 25-5 番茄钟并不适用于所有的事项，可以适当调整。例如：复习高等数学和编程时使用 45-15 番茄钟

一些其他的经验：
1. 同一时间段处理的任务不能超过三个。（最重要的只有一个）
2. 该延长任务期限的时候无须感到愧疚，很多任务一开始的预估完成时间做不到完全准确。
3. 同样的，长期任务不一定要在规定时间段的第一天就开始，也不一定要在最后一天前结束。只要 GTD 能够一定程度上辅助任务的启动和完成就可以。
4. 需要在时间线上足够留白。一方面是为了给超出预期时长的任务准备冗余空间，另一方面也是为了留出休息时间。
5. 每日回顾时间线和未分配时间段的任务很重要。人脑很容易产生遗忘，尤其是长久以前定下需要完成的任务。
6. 为每一个项目新建一个分类可能导致时间线界面在垂直方向增长过度，降低其可读性。因此对于同一类别的任务，还是尽量将它们放入同一个分类中。

遇到的问题：
1. 长时段任务的提醒时间不好处理
2. Category 中定义特定的 Section 后便无法将任务添加到大的分类中，只能添加至特定的 Section
3. 倘若一个 Category / Section 中没有任务，或是其中的任务都没有设定执行的时间（段），则其将不会被显示在 All 的时间线视图中
解决方案：
1. 每日回顾的时候注意当日所分配的任务
2. 未解决
3. 未完全解决，目前的方案是将“规划任务时间”单独拆分成一个任务置于时间线中

总结#

从 Topbook 汲取了一些更好的利用 GTD 辅助待办事项管理的方式。其中有部分的内容由于我认为没有必要，或是不太认可，做了删减。
事实上，该框架的规则集合在我看来非常宽松和笼统，想必作者是希望使用者依照自身所处的现实情况进行一定程度的客制化。我认为这是有必要的，并且我认为这样的规则集合会随着使用不断的迭代和生长，逐渐贴合使用者的需求。
总体而言该流程在我看来是适合对于待办事项的管理和整理的，能够有效帮助理清现实世界中纷杂的事务并辅助任务的有序推进。